Handleidingen up-to-date en conform: zo gaan we te werk
30/10/2024 - 07:27
“Schrijf de handleidingen van al onze machines up-to-date en conform de wet.” Met deze vraag klopte vlasmachinefabrikant Depoortere zeven jaar geleden aan bij DocWriter. En dus gingen wij aan de schrijf: handleidingen voor oogst- en zwingelmachines. Maar niet vooraleer we elke machine vanbinnen en vanbuiten kenden. In dit artikel ontdek je het volledige proces van kennismaking tot finale handleiding.
Depoortere en de duurzame vlasindustrie
Depoortere ontwerpt en fabriceert machines voor de oogst en verwerking van vlas. Een interessant product, als je het ons vraagt. Want vlas is een duurzame grondstof. Alles wordt gebruikt: van top tot voet. Het zaad, lijnzaad, wordt verwerkt tot lijnzaadolie en is op zichzelf ook een superfood. De vezels worden verwerkt tot linnen. En wat dan nog overblijft? Dat wordt onder andere gebruikt als biobrandstof, of dient als strooisel voor dieren.
Bijna honderd jaar geleden begon familiebedrijf Depoortere aan de productie van hun vlasmachines. Ondertussen is de firma uitgegroeid tot marktleider in de sector. Maar het bedrijf blijft innoveren. Terwijl ze volop werken aan nieuwe machines, krijgen bestaande machines updates. Het bedrijf gaat vooruit. En de handleidingen moeten mee.
Informatie verzamelen en de machine doorgronden
Toen Depoortere zeven jaar geleden contact opnam met DocWriter, konden hun handleidingen een stevige opkikker gebruiken. De opdracht voor ons was duidelijk. We schrijven voor elke vlasmachine – zowel oogstmachines als zwingelmachines – een handleiding die 100 procent actueel en wettelijk in orde is. De start van een langdurige samenwerking.
Stap één? Die is bij elke handleiding die we schrijven dezelfde: informatie winnen. We bezoeken het atelier van Depoortere in Beveren-Leie en verzamelen zo veel mogelijk gegevens. Hoe werkt de vlasmachine? Hoe is die opgebouwd? We maken foto’s en filmpjes en bekijken de tekeningen en 3D-modellen van de machine. Daarnaast gaan we in gesprek met de medewerkers van Depoortere. Met de tekenaar van de vlasmachine, de programmeur van de bedieningsconsole, de onderhoudsverantwoordelijke, monteur … Kortom, iedereen die ons wijzer kan maken over de vlasmachine. Op het einde van deze fase kennen we de machine door en door.
Schrijven volgens de norm en op locatie
En dan is het tijd voor het effectieve schrijfwerk. We beschrijven de volledige machine: de opbouw van de machine, de veiligheid, de werking, de bediening, het onderhoud, ... Daarnaast schrijven we volledig conform. Langs de ene kant conform de wetten van de machinerichtlijn, die voor elke machine dezelfde is. En langs de andere kant conform de specifieke regelgeving rond landbouw- en oogstmachines. Daarin staat bijvoorbeeld dat je met een oogstmachine voldoende afstand moet houden van hoogspanningskabels. Wij zoeken alle regels op en passen die toe op de handleidingen van Depoortere.
Eén dag per week schrijven we bij Depoortere zelf. Op kantoor in Beveren-Leie. Waarom? Omdat we zo op elk moment de machine kunnen bekijken in het atelier en omringd zijn door het volledige team achter de machine. Zij kunnen vragen stellen aan ons, wij aan hen. Die wisselwerking vinden we belangrijk. We kennen iedereen persoonlijk en weten welke kennis bij wie zit. Zijn er aanpassingen of nieuwe ontwikkelingen aan de machine? Dan zijn we meteen op de hoogte en voeren we de aanpassing al door in de handleiding.
De laatste puntjes op de i: review en finale handleiding
Eens de handleiding geschreven is, is het tijd om die te reviewen. Depoortere leest de handleiding inhoudelijk na. De proeflezer van DocWriter kijkt na op het vlak van grammatica, consistentie en begrijpbaarheid. We verzamelen alle feedback en voeren de laatste aanpassingen door. Daarna vertalen we de handleiding voor Depoortere naar het Frans en Engels. En leveren we de finale versie af. Depoortere krijgt de handleiding als printklaar bestand, als online pdf-bestand en in de vorm van een responsive webhelp - een online zoeksysteem waarin klanten hun trefwoorden ingeven en meteen de juiste info te zien krijgen. En hiermee is de handleiding helemaal klaar. Of toch niet?
Regelmatige updates
We blijven de handleidingen updaten. Ieder jaar verschijnt een nieuwe versie van de handleidingen van Depoortere. Want hun vlasmachines staan niet stil. Zo voorzien ze hun oogstmachine van een nieuwe cabine, testen ze innovaties uit en implementeren ze die later op de machines. En dat moet allemaal opnieuw gedocumenteerd worden. Iets wat wij graag op ons nemen. Dankzij onze nauwe samenwerking kennen we de handleidingen als onze broekzak en voeren we updates gemakkelijk door.
Ook belangrijk: feedback van de gebruikers van de vlasmachines. Van de klanten van Depoortere dus. Die feedback komt meestal na het oogstseizoen, nadat de machines volop zijn gebruikt. Ook die feedback verzamelen we en voeren we door in de nieuwste versie van de handleiding. Is er een aanpassing op vlak van veiligheid? Dan wachten we niet tot de versie van volgend jaar, maar passen we de handleiding meteen aan.
Zo, op deze manier werken we al jarenlang samen met Depoortere. Met als resultaat steeds veilige en actuele handleidingen voor al hun machines.