1. Home
2. Blog
3. Het belang van gebruikersdocumentatie

Het belang van gebruikersdocumentatie

04/11/2019 - 15:09

Wat hebben machines, elektrische toestellen, smartphones, software, speelgoed en dergelijke meer gemeenschappelijk? Juist, een gebruikershandleiding. Vaak krijg je die er nog op papier bij, maar steeds meer vind je die ook online terug. “Wie leest dat in godsnaam nog?” hoor ik je denken. En inderdaad, heel vaak blijft die wettelijk verplichte gebruikershandleiding ongelezen, zeker bij toestellen die erg intuïtief zijn in gebruik, maar bij vragen of problemen wordt al gauw naar de handleiding gegrepen of op het internet naar een oplossing gezocht. Gebruikersdocumentatie is dus nog steeds onmisbaar en biedt best wel wat voordelen.

Hoe herken je een goede gebruikershandleiding?

Een gebruikershandleiding is in principe een technisch document dat toegankelijk is voor elke gebruiker. Elke gebruiker van het product moet immers begrijpen hoe hij het product op een veilige manier kan gebruiken. Gebruikersdocumentatie is duidelijk gestructureerd en bevat de nodige waarschuwingen en instructies. In geen geval mag er informatie dubbelzinnig of onduidelijk kunnen worden opgevat. Less is more!

Goede gebruikersdocumentatie leidt tot meer klantentevredenheid en lagere supportkosten

Als jouw toestel of software voorzien is van een duidelijke, begrijpbare gebruikershandleiding weet jouw klant hoe hij het product precies moet gebruiken. Als hij vragen heeft, heeft hij meteen een instrument bij de hand dat hoogstwaarschijnlijk al een eerste antwoord zal bieden. Nadien kan hij, indien nodig, nog steeds contact opnemen met de supportdienst. Kortom, hoe beter en duidelijker de gebruikersdocumentatie, hoe tevredener de klant én hoe lager de supportkosten!

De kennis over het (gebruik van het) product blijft in het bedrijf

Stel je voor dat één van je beste programmeurs of productontwikkelaars aan je machine of software heeft gewerkt en dat hij bij jouw bedrijf vertrekt, zonder dat er een naslagwerk is dat alle informatie over het product bevat… Door te investeren in een gebruikershandleiding of gebruikersdocumentatie hou je alle nodige kennis en informatie centraal in het bedrijf. Je investeert dus niet alleen in een document, maar ook in kennisborging.

Sterke gebruikersdocumentatie benadrukt het imago

Als je jouw product op de markt profileert als het beste van het beste en als ook het ontwerp kwaliteit uitstraalt, dan zou het jammer zijn dat dat imago teniet wordt gedaan doordat de gebruiker te weinig informatie heeft om jouw product te gebruiken. Met een goede, mooi opgemaakte gebruikershandleiding win je vertrouwen.

Een gebruikershandleiding wordt steeds minder op papier gepubliceerd

In onze digitale wereld is haast alle documentatie ook online beschikbaar. De tijd van enkel papieren handleidingen is al lang voorbij.

Naast het traditionele formaat in pdf, kan er ook een responsive webhelp worden gecreëerd. Bekijk bij wijze van voorbeeld deze pdf en deze responsive webhelp. Beide worden steeds opgemaakt in de huisstijl van de klant. De responsive webhelp is extra interessant omdat deze zich aanpast aan het toestel waarop het wordt weergegeven: pc, tablet of smartphone. Bovendien is dit zeer interactief, want je kunt heel eenvoudig informatie opzoeken en de meest relevante resultaten en antwoorden snel terugvinden.

DocWriter is gespecialiseerd in het schrijven van technische documentatie en gebruikershandleidingen voor machines en software. Neem vrijblijvend contact met ons op om te weten hoe wij werken en wat we voor jou kunnen betekenen.